Digitale Transformation in der Steuerkanzlei

Beitrag von Elisa Lutz

Zukunftsforscher sind sich einig: künstliche Intelligenz wird viele Berufe in den kommenden Jahren ersetzen. Ist auch der Berufsstand der Steuerberater bedroht, wenn Chat-Bots günstiger und schneller beraten können? Definitiv nicht, wenn Kanzleien sich an die neuen Gegebenheiten anpassen und die veränderten Bedürfnisse der Mandantschaft bedienen. Der richtige Weg führt über die digitale Transformation in eine innovative Kanzleistruktur, zu moderner Mitarbeiterführung und zeitgemäßer Mandantenbetreuung. 

Viele Steuerberater haben den Veränderungsprozess bereits vollzogen und profitieren enorm von den Vorteilen der digitalen Kanzleiführung und neu etablierter Kanzleiorganisation. Eine erfolgreiche zukunftsorientierte Ausrichtung erfolgt in drei Themenbereichen:

• Die Anpassung der Kanzleistruktur: Digitale Prozesse, das papierlose Büro und ein effizienter Einsatz digitaler Tools
• Personalgewinnung, Mitarbeiterführung und Kommunikation müssen neu gelebt werden
• Anpassung der Dienstleistungen auf die neuen Bedürfnisse der Mandantschaft: Was braucht sie von der Steuerberatung in diesen disruptiven Zeiten?

Die Digitalisierung in der Steuerkanzlei ist ein kontinuierlicher Prozess

Die wichtigste Grundregel dabei lautet: In der Digitalisierung gibt es kein Ankommen, vielmehr geht es um eine neue Arbeits- und Denkweise, die nachhaltig verankert werden muss. Darüber hinaus ist Digitalisierung kein Ziel, das Kanzleien erreichen und das dann abgeschlossen ist, da sich die Soft- und Hardwarelandschaft stetig verändert.

Kanzleistruktur – so digitalisieren Sie Ihre Steuerkanzlei 

Der erste Schritt heißt Neuordnung der Kanzleistruktur: Die Prozesse und Arbeitsweisen innerhalb der Kanzlei werden an die digitale Welt angepasst. Damit ein allgemeines Verständnis für die Umstellung entstehen kann, braucht es ein Grundkonzept für die zukünftige digitale Infrastruktur der Kanzlei und eine umfangreiche Schulung der Mitarbeiter.

Um den kontinuierlichen Wandel thematisch zu erfassen, ist es sinnvoll die Digitalisierung als digitalen Weg einer Kanzlei zu beschreiben. Um Ziele zu konkretisieren, müssen im ersten Schritt die richtigen Fragen gestellt werden, beispielsweise: „Wo können uns neue digitale Prozesse die Arbeit erleichtern?“, „Wo gibt es heute Probleme, die wir mit neuen Tools, Apps oder Software lösen können?“, „Welche Arbeitsabläufe können wir damit verbessern oder beschleunigen?“. Im zweiten Schritt ist zu analysieren, welche Prozesse und Arbeitsabläufe es innerhalb der Kanzlei gibt. Im dritten Schritt erfolgt die Planung, Dokumentation und Einführung der neuen digitalen Abläufe.

Die Auswahl der Software, die Implementierung in der Kanzlei und die Schulung der Mitarbeiter erfordern viel Zeit und Aufwand. Es sollte deshalb kritisch geprüft werden, ob bestehende Software durch eine veränderte Nutzung nicht schon zum gewünschten Ziel führen kann. Häufig lässt sich bereits durch marginale Änderungen ein neuer digitaler Prozess etablieren. Mit „Quick-Wins“ kommt man oft weiter als mit zu großen Veränderungen auf einmal.

Personalführung – die Rolle der Mitarbeiter in der digitalen Steuerkanzlei

Auch eine neue Personalführungskultur muss passend zum neuen virtuellen Arbeitsumfeld Einzug halten: Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Mitarbeiter sich einbringen. Die Herausforderungen für angepasste Führungsmethoden und Kanzleimanagement liegen in agilen statt hierarchischen Führungsmethoden, einer logischen Entscheidungs- und Fehlerkultur und einer hohen Resilienz von Management und Mitarbeitern für Weiterentwicklung in der Digitalisierung. Welche Kommunikationsmethoden und -muster dabei höchstmöglichen Erfolg versprechen und wie die Rahmenbedingungen dafür aussehen sollten, ist ebenso wichtig wie die Auswahl der technischen Investitionen.

Mandantschaft – digitalisierte Mandantenbeziehung und Kundenbindung

Nicht zuletzt ist der Umgang mit der Mandantschaft und das auf deren Bedürfnisse angepasste Dienstleistungsangebot entscheidend: „Was brauchen meine Mandanten? Welche Erwartungen haben sie zukünftig an eine gute Steuerberatung?“ Was etwa braucht die Betreuung innovativer, hoch digitalisierter Unternehmen?

• Stark digitalisierte Mandanten haben andere Anforderungen und Bedürfnisse. Zumeist ist es notwendig, die bestehenden technischen Gegebenheiten und digitalen Prozesse zu analysieren, dokumentieren und ggf. Optimierungspotenzial z.B. für den Buchhaltungsprozess zu ermitteln.
• Die Erstellung und laufende Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation ist notwendig.
• Die Einführung von Software zur Optimierung kann vorgeschlagen werden, z.B. einer VAT-Software für Auslandssachverhalte.
• Die Einführung von Software zur Konsolidierung und Konvertierung der Daten von Zahlungsanbietern kann eine Option sein, z.B. bei E-Commerce-Unternehmen.
• Die Schulung des Kanzleiteams im Umgang mit digitalen Kommunikations- und Kollaborationsmitteln wie MS Teams, Videokonferenzsoftware und Cloudspeichern ist notwendig, da eine stark digitalisierte Mandantschaft zunehmend auf diese Kommunikationskanäle zurückgreift.
• Bei komplexen Buchhaltungen empfiehlt es sich Checklisten zu erstellen, welche Daten und Informationen in welcher Form zu welchem Zeitpunkt und auf welchem Weg an die Kanzlei zu übertragen sind.

Fazit: Wer es schafft, mit den notwendigen Stellschrauben die Kanzlei neu aufzustellen, der wird auch in Zukunft Erfolg haben, unersetzlich für die Mandantschaft bleiben und dazu noch neue Potenziale heben. Natürlich wird künstliche Intelligenz in unseren Alltag Einzug halten. Dennoch bleibt die Steuerkanzlei ein unverzichtbarer Partner jedes Unternehmens, weil sie Dienstleistungen und Betreuung in einer Qualität und einem Umfang bieten kann, die nur menschliche Zusammenarbeit möglich macht.

Das Buch zeigt, welche Umsetzungsschritte für eine erfolgreiche Digitalisierung in der Kanzleiorganisation, in der Buchhaltung, bei Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen erforderlich sind und wie der Spagat zwischen der optimalen Betreuung sowohl von "digitalisierter“ als auch noch nicht "digitalisierter" Mandantschaft gelingen kann. Darüber hinaus werden Fragen der Personalentwicklung und dem begleitenden Changemanagement in diesem Transformationsprozess beleuchtet.

Elisa Lutz

ist Steuerberaterin, Dipl. Finanzwirtin (FH) und Partnerin bei HWS Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft mit Hauptsitz in Stuttgart.