Bessere Workflows im Notariat: Prozesse vereinheitlichen, effizienter im Team arbeiten

Aufgrund der Digitalisierung sind viele Prozesse nicht nur neu, sondern funktionieren vielfach auch nur, wenn alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten. Eingefahrene Abläufe sind wegen vieler Neuerungen – sowohl gesetzlicher als auch technischer Art – zu überdenken und neu aufzusetzen. Konservative Abläufe sind zukunftsorientiert weder effektiv noch praktisch und häufig auch nicht sicher.

Viele Neuerungen und damit verbundene Arbeitsabläufe, die die Gesetze und Verordnungen vorgeben (nebst in diesem Zusammenhang veränderten sowie notwendigen Arbeitsschritten), wollen überdacht werden. Ein zügiges und effizientes Arbeiten ist in der heutigen Zeit mehr als wichtig. Hierbei sind auch die modernen Arbeitsmittel der EDV zu nutzen.

Die Notariatsnebenakte – Bestandteil fast jeden Workflows im Notariat

Workflows im Notariat sind nicht zwingend nur mit dem technischen Thema der Digitalisierung befasst. Die weitflächig immer stärker eingesetzte elektronische Nebenakte ist stärker in den Fokus zu nehmen und sollte in jedem Büro ein Hauptthema sein, wird sie künftig gewiss verpflichtend. Das „Auslaufmodell“ der papiergebundenen Nebenakte ist auch aufgrund klarer Regelungen in der NotAktVV noch immer möglich, wird jedoch den Anwender in der Praxis stärker denn je vor höhere und arbeitsintensivere Voraussetzungen stellen.

Basiswissen 

Ohne Grundlagenkenntnisse funktioniert keine Workflow-Umsetzung. Jeder im Team – vom Quereinsteiger, Auszubildenden bis hin zum Fachangestellten – sollte wissen, wie ein Notariat funktioniert. Die DONot und die Veränderungen in der BNotO sowie dem BeurkG sind in den aktuellen und auch zukünftigen Workflows im Notariat zu berücksichtigen, wobei zu dem Team – neben dem gesamten Backoffice – auch die Amtsträger gehören. Zu den Grundlagenkenntnissen zählen neben dem umfangreichen Fachwissen auch die Umsetzung der technisch bereitgestellten Module in XNP mit den nunmehr möglichen Online-Beurkundungen.

Schnelligkeit und Sicherheit 

Eingespielte Arbeitsprozesse geben dem gesamten Team Sicherheit. Jedoch ist diese Sicherheit nicht nur relevant für das Team, sondern auch für die Umsetzung in der Kommunikation nach außen bzw. die Außendarstellung des Notariats. Wer nicht einheitlich und korrekt arbeitet, läuft Gefahr, dass die DSGVO missachtet wird oder Anträge im elektronischen Rechtsverkehr nicht zügig abgewickelt werden können, da sie fehlerbehaftet sind. Fragen zur Umsetzung der nunmehr vorliegenden Prozesse und Workflows im Notariat kommen häufig auf und wollen sodann zügig im Rahmen der Umsetzung der notwendigen Anforderungen geklärt werden.

Arbeitsprozesse überdenken 

Die in dem Buch „Workflows im Notariat“ behandelten Workflows sind als vernünftig umzusetzende Arbeitsprozesse für jedes Notariat wichtig, damit u.a. Urkunden sicher und zügig in die elektronische Urkundensammlung gelangen und auch noch Jahre später in digitaler Form als Grundlage für Ausfertigungen etc. verfügbar sind.

Sämtliche Entscheidungen zu jedem Arbeitsprozess innerhalb eines Notariats obliegen stets dem Amtsträger selbst; die in dem Werk behandelten Arbeitsprozesse sind daher als Vorschläge anzusehen und stets an das eigene aktuelle Notariat anzupassen, bestenfalls aber auch zum Überdenken bereits eingefahrener Prozesse gedacht.

Praxisnah werden dem Leser die Workflows aus dem Tagesgeschäft nähergebracht und die Anwendung notwendiger Rechtsnormen zusätzlich durch Grafiken und Schaubilder erläutert.

Mit dem Werk „Workflows im Notariat“ wird dem Nutzer ein praxisbezogenes Handbuch zum täglichen Nachschlagen zur Umsetzung verschiedener Arbeitsprozesse im Notariatsalltag an die Hand gegeben. Nicht selten stellen neue Anforderungen jedes Team vor neue Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.

Bianka Schimanski

ist in unterschiedlich großen Notarbüros (sowohl im Nur-Notariat als auch im Anwaltsnotariat) tätig und gibt ihre Erfahrungen und Tipps für Workflows im Notariat in diesem Werk aus dem Tagesgeschäft sowie dem Austausch auf bundesweiter Ebene wieder.

Stand: August 2023