5 Tipps zur Mitarbeiterführung im Notariat

von Dörthe Dehe und Josef Zintl

Als Notarinnen und Notare können Sie noch so motiviert und befähigt sein – ohne Mitarbeitende, die im Sinne der Notarstelle denken, die tatkräftig und teamorientiert agieren, können Sie nicht erfolgreich sein.

Die Forschung zeigt: Das Führungsverhalten ist eine wesentliche Arbeitsbedingung. Sie wirkt auf die Zufriedenheit, die Motivation, das Leistungsverhalten, die Gesundheit und das Commitment der Mitarbeitenden ein. In Zeiten massiven Wandels, damit einhergehenden extremen psychischen Beanspruchungen und des War for Talents ist humanistische, d.h. exzellenz- wie ethikorientierte Führung wichtiger denn je.

Erfolgreiche Mitarbeiterführung setzt konsequente Selbstführung voraus: Nur wer sich selbst gut steuern kann, kann auch andere gut führen. Sie setzt aber auch das Wissen um wissenschaftlich fundierte Führungsmechanismen voraus. Ein solcher Mechanismus ist die Führung „von unten“, das heißt die Beeinflussung der Führungskraft durch die Teammitglieder. Zu erfolgreicher Führung gehört es, Führung „von unten“ zu erkennen, zu reflektieren und darauf mit geeignetem Verhalten zu reagieren.

Neben vielen weiteren Hinweisen und Vorschlägen zu gelungener Mitarbeiterführung kommt es heute im Wesentlichen auf fünf Faktoren an, die Notarinnen und Notare unbedingt beachten sollten:

1. Eine nachvollziehbare Struktur.
2. Ausreichend Zeit für die Teammitglieder.
3. Regelmäßige Teammeetings.
4. Verständliche und konsequente Kommunikation.
5. Selbstfürsorge.

Erzeugen Sie eine nachvollziehbare Struktur.

In vielen Notarstellen gibt es keine klaren Zuständigkeiten oder Abläufe. Die Notarstellen sind gewachsen, haben sich verändert und sind häufig so strukturiert, wie es sich im Laufe der Zeit mehr oder weniger zufällig entwickelt hat. In dieser Strukturlosigkeit gehen Energie und Motivation von Notarin und Notar und Team verloren. Außerdem bieten solche Bedingungen hervorragenden Nährboden für Konflikte. Verändern Sie das und erzeugen Sie nachvollziehbare Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe mit dem Ziel: Jeder weiß, wann er was zu tun hat.

Planen Sie Zeit für Ihre Teammitglieder ein.

Gute Resultate lassen sich nur mit einem Team erzeugen, das miteinander gut funktioniert. Die Basis dafür steckt in zwei Faktoren:

1. Reibungslose Prozesse
2. Vertrauensbeziehung zwischen Notar und Team.

Wenn der Kalender voll ist, bleibt wenig Zeit für die Rückfragen und persönlichen Themen der einzelnen Teammitglieder sowie für die Gespräche, die dem Notar wichtig sind. So werden die Alltagskommunikation zur Beziehungspflege ebenso wie wichtige Sachdiskussionen aufs Nötigste verengt oder gar ausgelassen. So funktioniert keine Beziehung – auch nicht die Führungsbeziehung. Lassen Sie daher bewusst Lücken für Gespräche mit Ihren Mitarbeitenden.

Führen Sie regelmäßige Teammeetings durch.

Teammeetings sind ein echter Gamechanger, weil sie die Grundlage für nachvollziehbare Strukturen, den Austausch von Erwartungen und Wertschätzung sowie die Möglichkeit für eine Beteiligung der Teammitglieder beinhalten. Einmal wöchentlich 15 Minuten Zeit sollten dafür eingeplant werden, für größere Problempunkte durchaus auch mehr Zeit.

Ohne Teammeetings verselbstständigen sich viele Themen auf ungünstige Weise. Lassen Sie sich die Führung hier nicht aus der Hand nehmen.

Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen verständlich und bleiben Sie dran.

Kommunikation ist schwierig – vor allem, wenn die agierenden Personen wenig Zeit füreinander und wenig Fokus aufeinander haben. Notare und Notarinnen, die gestresst sind, kommunizieren auch gestresst. Teammitglieder nehmen ihre Chefinnen und Chefs ohnehin nicht auf Augenhöhe wahr, sondern aus ihrer hierarchisch nachgeordneten Position. Daher versuchen Sie mittels verschiedener Techniken die Aufmerksamkeit der Führungskraft auf sich zu lenken. Notare und Notarinnen, die die Augenhöhe mit ihren Teammitgliedern suchen, werden verständlicher kommunizieren.

Das konsistente Beibehalten einer Zielsetzung ist im Alltag gar nicht so einfach. Wie alle Führungskräfte müssen sich auch Notare und Notarinnen überlegen, welche langfristigen und systemischen Folgen eine Entscheidung nach sich zieht. Daher sind schnelle Kurswechsel in der Mitarbeiterführung meist nicht erfolgreich, sondern werden bereut.

Notarinnen und Notare, die ihre Erwartungen reflektieren, verständlich äußern, mit denen der Teammitglieder abgleichen und gemeinsam an der Erreichung von Zielen arbeiten, werden dagegen erfolgreicher sein.

Sorgen Sie für sich selbst.

Ein erfolgreiches Leben setzt Gesundheit voraus. Viele Notarinnen und Notaren leben aber über ihre Verhältnisse – über ihre psychischen und körperlichen Verhältnisse. Sie haben zu lange Arbeitstage, gönnen sich zu wenige Pausen, nehmen sich zu wenig Zeit für sich selbst und für ihre Familie.

Erfolgreiches Führen bedeutet, dass die Führungskraft sich selbst gut anleiten kann, alle Teammitglieder wertschätzend und fair zu behandeln sowie kritische Themen konstruktiv anzusprechen. Das ist anstrengend und funktioniert nicht ohne Selbststeuerung. Wann funktioniert Selbststeuerung am besten? Wenn wir ausgeruht sind.

Arbeiten Sie gerne lang und viel. Sorgen Sie aber auch für sich und regenerieren Sie regelmäßig. Machen Sie Pausen. Beleben Sie auch andere Bereiche Ihres Lebens. Damit schaffen Sie beste Voraussetzungen, um noch lange motiviert und leistungsstark führen und arbeiten zu können.

Der Notar als Führungsperson wird in der Ausbildung zum Notar seit jüngerer Vergangenheit gesehen und in einzelnen Bundesländern auch bereits als Ausbildungsbestandteil berücksichtigt. Erfahrungen aus dieser Ausbildung sowie aus den praktischen Themen, Problemen und Schwerpunkten sind in dieses Handbuch eingeflossen.

Dörthe Dehe

ist Masterpsychologin, Dipl. Rechtspflegerin (FH), war lange Zeit leitend in der Verwaltung einer Mittelbehörde tätig, leitet nun ihr eigenes Unternehmen und berät als Coach u.a. Notare zum Thema Mitarbeiterführung.

Dr. Josef Zintl

LL.M. ist Notar in Neuburg a. d. Donau, Diplom-Kaufmann, und war als Geschäftsführer der Notarkasse A. d. ö. R. für eine große Zahl von Mitarbeitern zuständig.

Stand: November 2022