Datenschutz bei Microsoft 365 und Copilot

Die Datenschutz-Aufsichtsbehörden kritisieren regelmäßig Microsoft 365. Wie ist der rechtskonforme und risikoarme Einsatz von Teams, Copilot & Co. dennoch möglich? Im Buch werden die Positionen der Datenschutzaufsicht – u. a. die der Europäischen Datenschutzbeauftragten, der DSK und der staatlichen Aufsichtsbehörden, aber auch der konfessionellen Aufsicht nach Art. 91 DSGVO – ausführlich dargestellt und ihrerseits kritisch hinterfragt.

Der Autor berät seit über zehn Jahren zum Datenschutz bei Microsoft-Produkten und führt wissenschaftlich, technisch fundiert und zugleich praxisnah in die Möglichkeiten ein, Microsoft 365 und Copilot trotz der aufsichtsbehördlichen Positionen zu nutzen. Dabei werden auch die Lizenzvarianten und das Microsoft-Vertragswerk, wie Product Terms, Data Protection Addendum und Zusatzvereinbarungen, vorgestellt und erläutert. Risiken für öffentliche oder private Stellen beim Einsatz von Microsoft 365 und Copilot für Microsoft 365 werden konkret und transparent dargestellt. Auch auf Sonderthemen wie § 203 StGB sowie Microsoft-Dienste wie EU Data Boundary und Customer Lockbox wird eingegangen. Hinweise und Checklisten helfen, Risiken zu erkennen und zu reduzieren sowie eine Haftung von Geschäftsführern und Vorständen zu vermeiden.

Damit kann das enthaltene Muster für eine Datenschutz-Folgenabschätzung zum Einsatz von Exchange und Outlook, dem Office-Paket, Sharepoint, OneDrive, Teams und Copilot unkompliziert eingesetzt werden.

Konkrete Hinweise und Checklisten zur Freigabe, zu Prozessen während des laufenden Betriebs sowie zu Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen helfen zur dauerhaften Compliance beim Betrieb von M365 und Copilot.