E-Rechnungen
Seit diesem Jahr ist der Empfang von elektronischen Rechnungen, auch als E-Rechnung oder E-Invoicing, bekannt, Pflicht. Diese neue Regelung markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Unternehmen sind nun verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, was nicht nur den Papierverbrauch reduziert, sondern auch die Bearbeitungszeiten verkürzt und die Fehleranfälligkeit minimiert. Diese Veränderung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, stellt jedoch auch neue Herausforderungen an die Anpassungsfähigkeit und technische Ausstattung der Unternehmen.
Damit Sie zu dem Thema bestens gerüstet sind, beantworten wir hier die wichtigsten Fragen und stellen passende Literaturempfehlungen bereit.
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FAQ – Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem speziellen elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird, was eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Anders als herkömmliche Papierrechnungen oder PDFs werden die Rechnungsdaten bei einer E-Rechnung als strukturierte elektronische Informationen in einer XML-Datei gespeichert.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland der gesetzliche Standard für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Diese Neuregelung wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt und erfordert, dass E-Rechnungen entweder den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen.
Bekannte Formate für E-Rechnungen in Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung. Die E-Rechnung fördert die Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen, ermöglicht eine schnellere Verarbeitung von Rechnungen, reduziert den Verwaltungs- und personellen Aufwand erheblich, spart Zeit und Ressourcen und trägt zur Umweltfreundlichkeit bei.
Wer ist von E-Rechnungen betroffen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft Selbstständige sowie alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze erzielen und Waren oder Dienstleistungen an andere in Deutschland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen. Dies betrifft ausschließlich Business-to-Business-Umsätze (B2B).
Nicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen oder Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrkarten.
Ausnahme Kleinunternehmer: Kleinunternehmer sind auch nach Ablauf der Übergangsfristen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie können weiterhin andere Rechnungsformate wie Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verwenden (§19 Abs. 1 UStG neu, § 34a UStDV neu). Jedoch gilt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01. Januar 2025 auch für Kleinunternehmer.
Was versteht man unter einem „inländischen Unternehmen“?
Ein Unternehmer ist jemand, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt (§ 2 UStG). Ein inländisches Unternehmen ist ein Unternehmen, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist, innerhalb der Bundesrepublik Deutschland hat. Falls kein Sitz vorhanden ist, gelten der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.
Welche Übergangsfristen gelten bei der E-Rechnung?
- Seit 01.01.2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
- 01.01.2025–31.12.2026: Ab dem 1. Januar 2025 haben E-Rechnungen Vorrang vor Papierrechnungen, aber Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Formate wie PDF dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
- Ab 2027: Ab dem 1. Januar 2027 müssen im Inland ansässige Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich ausschließlich elektronische Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung des Empfängers) verwenden. Diese Formate entsprechen nicht der Norm EN-16931. Bis Ende 2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig. Dabei gibt es nur wenige Ausnahmen, z. B. Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen.
- Ab 2028: Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden, mit Ausnahme von Kleinunternehmen gemäß § 19 UStG.
Wie unterscheiden sich die Rechnungsformate bei E-Rechnungen?
Die Unterschiede bei den Rechnungsformaten lassen sich wie folgt zusammenfassen:
XRechnung:
- Format: XML-Datei ohne visuelle Komponente.
- Visualisierung: Da die XRechnung kein Bild der Rechnung enthält, muss sie für den Anwender visualisiert werden. Dies geschieht durch einen Viewer in der empfangenden Software, der den strukturierten Datensatz der E-Rechnung in ein lesbares Dokument umwandelt.
- Norm: Entspricht der Norm EN-16931.
ZUGFeRD 2.x:
- Format: Hybridformat bestehend aus einer PDF-Datei (Sichtkomponente) und einer XML-Datei (strukturierter Datensatz).
- Visualisierung: Die PDF-Datei stellt die Rechnung visuell dar, während die XML-Datei die strukturierten Daten enthält.
- Norm: Entspricht ebenfalls der Norm EN-16931.
Zusammengefasst bietet die XRechnung eine rein datenbasierte Darstellung, die eine spezielle Software zur Visualisierung benötigt, während ZUGFeRD 2.x sowohl eine visuelle als auch eine datenbasierte Komponente kombiniert.
Was heißt XML?
XML steht für Extensible Markup Language. Es handelt sich um eine Auszeichnungssprache, die entwickelt wurde, um Daten in einer strukturierten und lesbaren Form zu speichern und zu transportieren.
Warum gilt eine PDF-Datei nicht als E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung wird zwar digital erstellt, übermittelt und empfangen, jedoch handelt es sich dabei um eine rein bildliche Darstellung der Rechnung. Da sie keine strukturierten Daten enthält, kann sie nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. Aus diesem Grund wird eine PDF-Rechnung als „sonstige Rechnung“ betrachtet und nicht als E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Benötige ich eine spezielle Software zur Erstellung von E-Rechnungen?
Nein, eine spezielle Software ist nicht erforderlich. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu erstellen:
- Nutzung eines ERP-Systems oder Dienstleisters: Verwenden Sie einen Serviceprovider oder eine gängige Rechnungssoftware? Kontaktieren Sie den Hersteller und fragen Sie nach Unterstützung für die elektronische Rechnungsstellung.
- Eigenes System: Klären Sie mit Ihrer IT-Abteilung, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen gemäß EU-Norm zu erstellen.
- Web-Erfassung der ZRE/OZG-RE: Falls Sie kein Rechnungsausgangssystem nutzen oder eine Übergangslösung benötigen, können Sie die Web-Erfassung der ZRE/OZG-RE verwenden. Beide Plattformen bieten Funktionen zur manuellen Erfassung von Rechnungen. Bei der ZRE können auch Vorlagen erstellt und für spätere Verwendung heruntergeladen werden.
Benötigen Unternehmen eine Leitweg-ID für die E-Rechnung?
Nein, für die Erstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) ist keine Leitweg-ID erforderlich. Eine Leitweg-ID wird nur benötigt, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gesendet wird (B2G). In diesem Fall benötigt der Rechnungssteller die Leitweg-ID der empfangenden Behörde, um eine eindeutige elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber zu ermöglichen.
In der Norm EN 16931 kann im Feld „BT-10 (Buyer reference)“ ein vom Käufer zugewiesener Bezeichner für interne Lenkungszwecke angegeben werden, um die Verarbeitung der Rechnung in seinem System zu erleichtern (z. B. durch eine Lieferantennummer). Im B2G-Bereich dient dieses Feld der Angabe der Leitweg-ID und ist daher in manchen Formaten verpflichtend. Da im B2B-Bereich keine Leitweg-ID erforderlich ist, reicht in diesen Fällen umsatzsteuerlich die Angabe eines Platzhalters (z. B. „-“). Ob der Rechnungsempfänger für dieses Feld einen spezifischen Bezeichner festlegt, ist seine interne Entscheidung.
Welche Vorteile haben E-Rechnungen für Unternehmen?
E-Rechnungen haben viele Vorteile für Unternehmen:
- Effizientere Arbeitsabläufe: Der gesamte Rechnungsprozess, von der Erstellung über die Freigabe bis hin zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung, wird optimiert.
- Weniger Zeitaufwand: Durch die vollständige Automatisierung des Verfahrens wird der Zeitaufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert.
- Kosteneinsparungen: Kosten für Druck, Porto und Versand entfallen, was zu erheblichen Einsparungen führt.
- Mehr Daten-Transparenz: Alle Rechnungsdaten sind digital verfügbar, was die Transparenz im Unternehmen erhöht und die Buchführung bis zum Jahresabschluss vereinfacht.
- Optimiertes Cash-Management: Das beschleunigte Verfahren ermöglicht Skontoabzüge und reduziert die Mahnquote.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Rechnungen?
Nach § 14b Absatz 1 UStG muss ein Unternehmer jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre lang aufbewahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Teil der Rechnung in seiner ursprünglichen Form unversehrt bleiben.
Für Unternehmen, die innerhalb der Umsatzgrenzen des § 19 Absatz 1 UStG liegen (25.000 Euro im vorangegangenen und 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr), stellt die Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems keinen Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG dar, solange die Unversehrtheit der Daten gewährleistet ist.
Zusätzlich wird auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024, hingewiesen, welches die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beschreibt.
Stand: April 2025