Elektronisches Urkundenarchiv im Notariat: Eine neue Ära bricht an

Von Bianka Schimanski

Lange hat es gedauert, bis auch der konservative und träge Bereich des Notariats in der digitalen Welt angekommen ist: 2022 beschreibt nun die Kehrtwende. Mit der Einführung des Elektronischen Urkundenarchivs, in dem die elektronische Urkundensammlung integriert ist, obliegt jetzt dem Notar in erster Linie die für das Archiv erforderliche Sorgfaltspflicht hinsichtlich seiner eigenen Urkunden, denn der Amtsträger tritt künftig an die Stelle der Personen, bei denen bislang und derzeit auch noch für Altbestände in der papiergebundenen Welt, Urkunden aus Archiven angefordert wurden und werden. Mit der schrittweisen Umsetzung am 01.01.2022 hinsichtlich der Verzeichnisse (Urkunden- und Verwahrungsverzeichnis) und ab 01.07.2022 mit der elektronischen Urkundensammlung, wird der digitale Bereich gestartet.

XNP stellt als webbasierte und ausbaufähige Anwendung den Rahmen für die neuen Module zur Verfügung. Die bisher geführten Bücher werden durch die Verzeichnisse abgelöst und voll elektronisch in XNP geführt.

Kapazitätsgrenzen

Es mag viele Gründe für die Umsetzung dieser Digitalisierung geben, doch gibt es einen Grund, mit dem jedes Notarbüro und auch die Behörden konfrontiert sind: Zeit- und Platzprobleme

Durch die auch im Notarbereich ständig fortschreitende Technik werden die Anforderungen zur Geschwindigkeit bei der Be- und Abarbeitung von Vorgängen höher. Der Notar als Dienstleister hat mit den Anforderungen Schritt zu halten. Zeitmanagement ist ein Schlüsselthema. Die Vorteile für ein Notarbüro bei der Digitalisierung von Dokumenten und gegebenenfalls auch Nebenakten liegen auf der Hand:

• Schnellere Verfügbarbarkeit von Daten, Nebenakten und Informationen im Falle von Rückfragen von Beteiligten
• Zügigere Bereitstellung von Urkunden
• Höhere Effizienz im Mitarbeiterbereich

Platzprobleme kennt jedes Notarbüro. Diese betreffen nicht nur die Aufbewahrung von aktuellen Urschriften, sondern auch die Nebenakten. Es ist ein Gesamtpaket. Aber auch die Archive sind bereits ausgelastet. Das Elektronische Urkundenarchiv bietet hier Abhilfe im Rahmen der elektronischen Aufbewahrung von Urschriften und weiteren zugehörigen Dokumenten.

Umsetzung

Das gesamte Team ist gefordert! Nur eine Zusammenarbeit zwischen Notar und Mitarbeitern wird zum Ziel führen, und Urschriften sowie weitere Dokumente werden vorschriftsmäßig erfasst und sind digital verfügbar. Das elektronische Dokument wird das Papierdokument ersetzen. Dies bedeutet:

• Urkunden sind unter Beachtung der Frist von 14 Tagen in das UVZ einzutragen.
• Ab 01.07.2022 sind die Urschriften elektronisch einzustellen mit einigen Ausnahmen, die die NotAktVV vorgegeben hat.

Umso wichtiger ist das Folgende:

• Einheitlicher und neu aufgesetzter Workflow
• Klare Zuständigkeiten mit entsprechenden Verantwortlichen
• Hardware, die die Erfordernisse erfüllt
• Sicherer Umgang mit zu nutzender Software
• Arbeitsplatz, der ein Arbeiten im digitalen Bereich sicherstellt und für den Anwender übersichtlich gestaltet.

Dies gilt auch für Vorgänge, die in das Verwahrungsverzeichnis einzutragen sind.

Sicherheit

„Safety first“, das kennen wir alle. Genau hierauf kommt es noch mehr an, denn sobald zukünftig in den neuen Prozessen ein Fehler unbemerkt ist oder nicht sofort beseitigt wird, ist die Gefahr groß, dass

• falsche Daten in die Verzeichnisse aufgenommen werden
• fehlerhafte Urschriften oder andere Dokumente eingestellt und/oder auch dem falschen UVZ-Eintrag zugeordnet werden,
• das elektronische Dokument zur weiteren Bearbeitung nicht verwendet werden kann aufgrund Fehlern.

Der „Wegweiser durch die NotaktVV“ soll ein Leitfaden bei der Umsetzung der neuen Prozesse sein. Er gibt Antworten auf Ihre Fragen, und unterstützt Sie bei der Umsetzung des Workflow in die digitale Welt.

Bianka Schimanski

ist seit über 30 Jahren im Notarbereich tätig und strukturiert seit fünf Jahren erfolgreich Notariate. Nebenher unterstützt sie den digitalen Gang der Notariate nebst Umsetzung neuer Prozesse durch verschiedene Fortbildungen.