Steuerberater und die DS-GVO: Wie lange dürfen Akten aufbewahrt werden?

In der Büroorganisation der Steuerberatungskanzleien spielt der Schutz personenbezogener Daten schon wegen des Berufsgeheimnisses eine hervorgehobene Rolle.

Bislang hatten die Kanzleien bereits nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG aF) zahlreiche datenschutzrechtliche Pflichten. Seit dem 25.5.2018 müssen die neuen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) angewendet werden. 

Der folgende Text ist aus einem Beitrag von Roland Kleemann und Martin Kader in DStR 2018, 1091. Roland Kleemann, StB/WP/RA, ist Präsident der Steuerberaterkammer Berlin und Mitglied des Präsidiums der BStBK, und Martin Kader, RA, ist Referent der Steuerabteilung der BStBK.

Bei vielen Steuerberatern besteht die Neigung, Akten für relativ lange Zeiträume oder gar unbefristet aufzubewahren.

Anfragen von Mandanten können es auch noch lange Zeit nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich machen, Dokumente aus den archivierten Akten hervorzuholen.

Das legitime Interesse an einer möglichst langfristigen Aufbewahrung muss mit dem Grundsatz der (zeitlichen) „Speicherbegrenzung“ nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO in Einklang gebracht werden.

Danach dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange aufbewahrt werden, wie es ihr Verarbeitungszweck erfordert. Auch unter diesem Gesichtspunkt ist eine sorgfältige Dokumentation der Verarbeitungszwecke und vorgesehenen Löschfristen wichtig.

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Steuer- und dem Handelsrecht. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten von Unternehmen werden idR vom Steuerberater im Mandatsverhältnis übernommen und stellvertretend erfüllt.

Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren plus pauschaler Zuschlag

Für Handakten iSv § 66 StBerG ergibt sich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren nach Auftragsbeendigung. Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind, müssen ggf. über zehn Jahre hinausgehend aufbewahrt werden, wenn die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Die BStBK vertritt die Auffassung, dass zur zehnjährigen Aufbewahrungsfrist ein pauschaler Zuschlag von weiteren vier Jahren zulässig und empfehlenswert ist, um auch eine mögliche Ablaufhemmung einzuschließen. (Hinweise der BStBK und des DStV e.V. (Fn. 8), Ziff. 13.)

Hieraus ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist von 14 Jahren, nach deren Ablauf im Einzelfall zu prüfen ist, ob legitime Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen. Um ein praktikables und sicheres Löschverfahren zu ermöglichen und versehentliche Löschungen zu vermeiden, ist nach ­Meinung der BStBK eine weitere Karenzzeit von sechs Monaten angemessen, bis die Dateien unwiederbringlich gelöscht werden. (Hinweise der BStBK und des DStV e.V. (Fn. 8), Ziff. 13.)

DS-GVO: Dokumentation des Löschkonzepts

Die Vorgehensweisen zur Löschung personenbezogener Daten müssen von der Kanzlei in einem Löschkonzept dokumentiert werden. Dies ergibt sich aus der „Rechenschaftspflicht“ gemäß Art. 5 Abs. 2 iVm Abs. 1 Buchst. e DSGVO. (Vgl. Erwägungsgrund Nr. 39 S. 10 zur DSGVO; Herbst in Kühling/Buchner, DS-GVO BDSG, 2. Aufl. 2018, Art. 5 Rn. 67.)

Seitens der Aufsichtsbehörden liegen jedoch noch keine Aussagen zur zulässigen Aufbewahrungsdauer und Praxis der Löschkonzepte der Steuerberater vor. Die Behördenpraxis und Rechtsprechung müssen daher verfolgt werden, um ggf. die Löschkonzepte entsprechend anzupassen.

Den vollständigen Beitrag können Sie in der DStR lesen. Die Fachzeitschrift können Sie kostenlos testen.